Manajemen Waktu, Nyawa Dari Suksesnya Sebuah Acara
Seminar, Workshop, atau diskusi. Mungkin bukan sebuah acara yang rumit secara persiapan dan pelaksanaannya, akan tetapi hal tersebut berlaku bagi mereka yang sudah berpengalaman dalam mengeksekusi sebuah acara. Namun bagaimana halnya bagi mereka yang pemula dan baru pertama kali? tentunya ada beberapa hal yang harus dilakukan guna terciptanya sebuah acara yang sukses dan memuaskan bagi semua pihak, baik penggagas acara, pelaksana acara, maupun penikmat acara.
Penting bagi mereka yang akan membuat sebuah acara untuk terlebih dahulu membuat persiapan awal seperti mencari tahu tujuan dari acara yang akan dibuat, pemilihan tanggal, tamu undangan, dan tema yang akan dipakai pada acara tersebut. Barulah setelah persiapan awal telah selesai ditetapkan, maka langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat persiapan terkait :
- Menyusun rencana pengeluaran.
- Menyusun timeline schedule.
- Memilih tempat penyelenggaraan acara.
- Mengatur akomodasi yang dibutuhkan oleh pembicara dalam acara tersebut.
- Menyediakan semua peralatan dan hal-hal yang dibutuhkan dari berbagai sumber yang berbeda.
- Mengatur panggung yang akan digunakan dalam acara.
- Menyebarluaskan informasi kepada khalayak ramai mengenai acara yang akan diselenggarakan melalui berbagai sumber misalnya : iklan, selebaran, media sosial dan banyak sumber lainnya.
- Mencari sponsor yang akan mendanai acara jika dibutuhkan.
- Membuat rencana alternatif jika terjadi sesuatu hal diluar rencana awal.
- Melakukan evaluasi tentang acara yang telah berlangsung dan mencari tahu apa kelemahan atau kekurangan yang ada untuk menjadi bahan perbaikan untuk acara selanjutnya.
Berikut adalah contoh pemetaan pola kerja dalam mengelola sebuah acara.
Dari contoh pemetaan pola kerja diatas, kita dapat melihat dengan mudah apa saja yang harus dipersiapkan dalam membuat sebuah acara. Keseluruhan pola kerja di atas tidak akan dapat dilakukan dengan baik apabila tidak dibarengi dengan manajemen waktu yang baik. Diperlukan manajemen waktu di masing-masing pola kerja tersebut. Jangan sampai hanya karena manajemen waktu yang buruk akan menyebabkan kegagalan persiapan ataupun pelaksanaan di masing-masing pola kerja tersebut sehingga gagalnya sebuah acara.
Manajemen waktu sangat diperlukan bagi seseorang yang akan membuat sebuah acara, manajemen waktu yang ideal adalah dilakukan dari mulai fase inisiasi hingga fase evaluasi sebuah acara. Franklin Field mengatakan bahwa :
“Garis pemisah paling kentara antara sukses dan gagal dapat diungkapkan dengan 4 kata: SAYA TIDAK MEMILIKI WAKTU.”
Sehingga dapat kita simpulkan bahwa orang yang gagal adalah orang yang tidak memiliki waktu. Dan orang yang sukses adalah orang yang memiliki waktu, namun tidak mungkin ada di dunia ini manusia yang tidak memiliki waktu. Dengan masih berhembusnya nafas kita saat inipun sudah merupakan tanda bahwa kita masih memiliki waktu yang dapat kita isi dengan melakukan berbagai macam kegiatan yang kita inginkan.
Untuk lebih memahami lagi bagaimana relasi antara manajemen waktu dan hasil dari sebuah acara, tentunya kita harus memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan manajemen waktu. Manajemen berasal dari kata manage yang dalam bahasa latin adalah manus yang berarti memimpin, mengatur atau membimbing.
Menurut Oey Liang Lee Manajemen adalah “seni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan atas human and nation resources (terutama human resources) untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu”.
Dan menurut Choan – Seng Song (235; 2008) waktu adalah “suatu ruang yang di dalamnya mereka melakukan segala usaha yang memperluasnya agar dapat memenuhinya dengan sebanyak mungkin hal. Kehidupan yang berhasil adalah kehidupan yang telah menghasilkan prestasi terbanyak dalam waktu sesingkat mungkin”.
Sehingga dapat kita simpulkan bahwa definisi dari manajemen waktu adalah seni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan suatu ruang yang didalamnya dilakukan berbagai macam usaha dengan sebanyak mungkin hal didalamnya.
Manajemen waktu dalam sebuah acara tidak hanya dimaksudkan dalam kegiatan mempersiapkan dan melaksanakan sebuah acara. Penentuan tenggang waktu persiapan dari waktu pelaksanaan acara adalah juga termasuk didalamnya. Sebelum kita membuat sebuah acara, hendaknya kita memperhitungkan terlebih dahulu berapa lama waktu persiapan yang dibutuhkan, dan kira-kira apakah waktu persiapan yang kita tentukan tersebut telah mengcover seluruh persiapan dari berbagai pihak atau berbagai pola kerja yang terdapat pada gambar diatas. Tentunya masing-masing pihak atau pola kerja memiliki kebutuhan akan waktu persiapan yang berbeda-beda. Waktu persiapan yang diperlukan pada fase Konsep dengan waktu yang diperlukan pada fase Penggalangan dana sangatlah berbeda. Di sinilah peran dan kejelian seorang Project Manager dituntut untuk dapat melihat dan mendeteksi masalah lebih dalam dan menerapkan manajemen waktu yang tepat sehinga baik bagi seluruh pihak atau seluruh pola kerja di manajemen acara.
Waktu yang diperlukan dalam membuat sebuah acara adalah berbanding lurus dengan jenis acara yang akan dilakukan. Dalam membuat sebuah acara seseorang harus memperhatikan waktu yang diperlukan untuk mempersiapkan acara tersebut. Jangan terlalu sedikit dan jangan terlalu banyak memberikan waktu persiapan. Sebuah acara dengan skala kecil tentunya akan berbeda dengan sebuah acara skala besar apabila dilihat dari lamanya waktu persiapan yang diperlukan. Sebagai contoh kita hanya memerlukan waktu 3-7 hari persiapan untuk menggelar sebuah acara pesta ulang tahun sederhana dan memerlukan waktu 1-3 bulan persiapan untuk menggelar sebuah acara mini workshop atau seminar.
Di beberapa kasus banyak orang yang melakukan kesalahan dalam memanajemen waktu, mereka terkadang berfokus hanya pada keseluruhan waktu bagi semua pihak yang terlibat dalam sebuah acara atau dengan kata lain berfokus hanya pada menyama ratakan waktu persiapan seluruh pola kerja dan tidak mempertimbangkan kebutuhan waktu dari masing-masing pihak atau pola kerja.
Sebelum membuat sebuah acara dan menentukan berapa lama waktu persiapan yang kita perlukan, alangkah baiknya kita tidak memandang dengan sebelah mata atas weakness yang kita miliki. Dengan kesadaran atas weakness yang kita miliki kita akan dapat memaksimalkan manajemen waktu kita sehingga acara yang akan kita buat pun menjadi terukur, terencana, dan melebih dekatkan kepada kesuksesan sebuah acara. Beberapa weakness yang harus dipertimbangkan diantaranya: jumlah pasukan/tim yang kita punya, dana persiapan awal sebelum adanya sponsor yang kita punya, dan kemampuan atau skill dari masing-masing pasukan yang kita punya. Dari ketiga weakness tadi, jika sedari awal telah kita sadari maka tentunya kita akan menganggarkan waktu untuk menambah pasukan karena sadar jumlah pasukan kita tidak mencukupi, menganggarkan waktu yang cukup untuk pencarian sponsor secara maksimal karena sadar bahwa dana awal yang kita miliki tidak cukup untuk mengcoverterselenggaranya sebuah acara, dan menganggarkan waktu untuk merekrut para specialist yang sudah biasa menangani sebuah acara dimana tetap menjadikan pasukan internal sebagai checker/monitoring bagi para specialist tersebut.
Dengan kesadaran atas weakness yang kita punya, kita akan dapat menyesuaikan dengan manajemen waktu yang ingin kita rancang, tentunya hal ini akan meminimalisir terjadinya waktu yang kita anggarkan dikemudian hari menjadi bumerang bagi kesuksesan sebuah acara yang kita selenggarakan.
Oleh sebab itu mari kita mulai dari dalam diri kita sendiri untuk melakukan manajemen waktu dalam skala kecil, misalnya acara-acara berskala kecil yang sering kita lakukan sehari-hari. Karena dengan terbiasa melakukan manajemen waktu maka otak akan secara otomatis terbiasa dengan pola manajemen waktu sehingga terpola untuk berpikir taktis, cepat, jeli terhadap masalah, dan tentunya terorganisir, sehingga apabila dikemudian hari kita dihadapkan pada sebuah keharusan untuk memaksimalkan manajemen waktu, maka dengan sendirinya kita akan seperti melihat blue print dari apa yang akan kita lakukan atau apa yang akan kita perbuat.
